Steeds vaker gaan bedrijven in Nederland de grenzen over voor internationaal ondernemen. Heb jij een eigen bedrijf en doe je zaken met zakenpartners en/of klanten in het buitenland? Denk bijvoorbeeld aan een webshop met internationale levering of aan een bedrijf waarbij je leveranciers in het buitenland hebt. In dat geval kan een zakelijke creditcard een handig instrument zijn.

Maar: betalingen met een creditcard gaan over het algemeen net even anders dan betalingen met een gewone zakelijke betaalpas. Om jouw bedrijf nog beter te laten rocken in het buitenland, gingen we voor je op zoek waar je op moet letten wanneer je als ondernemer (#girlboss!) een zakelijke creditcard in het buitenland wil gebruiken.

Let op valutawisselkosten en koersschommelingen

Waar je in ieder geval rekening mee moet houden in het buitenland zijn de valutawisselkosten en koersschommelingen. Banken en creditcardaanbieders brengen over het algemeen namelijk kosten in rekening voor transacties in vreemde valuta. Dat betekent dat je altijd wat extra moet betalen wanneer je met je creditcard in het buitenland betaalt. 

Daarom is het aan te raden om voor een zakelijke creditcard te gaan die over gunstige valutawisselvoorwaarden beschikt. Er zijn bijvoorbeeld creditcards voor ondernemers beschikbaar die speciale tarieven aanbieden voor internationale transacties. Weet je bij het aanvragen van een creditcard dus al dat je de kaart veel gaat gebruiken voor je bedrijf, dan is dit zeker een must om op te letten.

Meld een internationale zakenreis altijd bij de bank

Iets waar je eveneens op moet letten bij het gebruiken van een zakelijke creditcard in het buitenland is dat veel banken of creditcardverstrekkerrs transacties monitoren om zo mogelijke fraude te herkennen. Heb je bijvoorbeeld een zakentrip op de planning staan waarbij je je zakelijke creditcard gaat gebruiken, dan is het aan te raden om de bank of de verstrekker op de hoogte te stellen van je reisplannen. Zo’n reis zonder creditcard is veel minder comfortabel.

Hiermee voorkom je dat je creditcard tijdens je trip wordt geblokkeerd vanwege verdachte activiteiten in het buitenland. Je kunt contact opnemen met de bank om dit aan te geven. Meestal kan dit met een paar stappen via de online app van je bank of je verstrekker. Extra tip: voor veel creditcards moet je sowieso werelddekking aanzetten voor sommige reizen. Anders kun je de pas niet in het buitenland buiten Europa gebruiken.

Facturen inboeken bij internationaal zakendoen met creditcard

Wanneer je je zakelijke creditcard in het buitenland gebruikt voor zakelijke doeleinden moet je goed letten op het correct inboeken van facturen. Zorg er daarom voor dat je alle aankoopbewijzen en transactiegegevens goed bewaart en binnen no time erbij kunt pakken. Dat is niet alleen nodig voor de financiële verantwoording van je eigen onderneming, maar ook voor belastingdoeleinden. 

Door alle uitgaven met je zakelijke creditcard goed bij te houden, kun je de uitgaven nauwkeurig boeken in je administratie. Het is aan te raden om hierbij handige boekhoudsoftware te gebruiken, zodat de kans op het maken van fouten klein is. Digitaliseer alle bonnen van je creditcard direct, evenals internationale facturen en andere internationale uitgaven zodat je je administratie op peil houdt.

Controleer de limieten van je creditcard voor buitenland

Een zakelijke creditcard is ideaal voor op reis, maar controleer voor vertrek wel wat je bestedingslimiet is. Sommige banken en verstrekkers hanteren namelijk specifieke limieten voor transacties die in het buitenland worden gedaan. Ben je bijvoorbeeld op reis waarbij je in het buitenland inkopen doet, bijvoorbeeld voor een kledingwinkel of een webshop? Dan zit je er natuurlijk niet op te wachten dat je je limiet al vroegtijdig hebt bereikt.

Door vooraf je limiet te checken en waar nodig bij te sturen door de limiet te verhogen, ben je goed voorbereid op een internationale trip. Doe je dat niet en heb je het ter plekke toch nodig? Dan kan je creditcard tijdelijk geblokkeerd worden of kan het zo zijn dat je extra kosten moet betalen, omdat je over je bestedingslimiet zit. Bespreek je reisplannen met de klantenservice van de creditcardmaatschappij of bank waar je zit om zo te kijken of je de limiet moet aanpassen of niet.

Veel creditcards bieden diverse verzekeringen als extra voordeel

Wat je tot slot moet weten, is dat veel zakelijke creditcards verzekeringsdekkingen aanbieden als extra voordeel voor de kaarthouders. Zo ben je met veel zakelijke creditcards automatisch verzekerd op reis door middel van een reisverzekering. In dat geval ben je gedekt bij vluchtproblemen zoals vertragingen en annuleringen van een vlucht en profiteer je van verschillende dekkingen zoals een bagageverzekering of een reisongevallenverzekering. Hoewel deze verzekering niet verplicht is, is het wel erg handig op reis.

Daarbij bieden sommige creditcards aankoopbescherming, wat betekent dat alle aankopen die je betaald hebt met de creditcard automatisch verzekerd zijn tegen schade, diefstal en verlies (voor een bepaalde periode). Ook dat is ontzettend handig wanneer je in het buitenland zakelijke aankopen doet. Check de polisvoorwaarden van je zakelijke creditcard om te weten waar jij van kunt profiteren in het buitenland.